Kebijakan Privasi

1. Peran kami

Difia HRIS dipakai perusahaan ("Pelanggan") untuk mengelola karyawannya. Untuk data karyawan yang dimasukkan atau dikumpulkan Pelanggan melalui Layanan, Pelanggan adalah pengendali data pribadi dan Difia bertindak sebagai prosesor data pribadi yang memproses data atas instruksi Pelanggan, sebagaimana diatur dalam Syarat Layanan kami.

Untuk data pengunjung website, calon pelanggan, dan orang yang mengelola langganan serta tagihan Pelanggan, Difia adalah pengendali data pribadi.

2. Data pribadi yang kami proses

• Data akun: nama, email kerja, nomor HP, peran, kode perusahaan, kata sandi (hanya disimpan dalam bentuk hash yang aman), sesi masuk, dan perangkat yang dipakai untuk masuk.
• Data karyawan yang dimasukkan Pelanggan: data identitas (seperti NIK, tanggal lahir, jenis kelamin, agama, status perkawinan dan PTKP), kontak dan alamat, anggota keluarga dan tanggungan, data kepegawaian (PT, cabang, departemen, jabatan, kontrak), komponen gaji, rekening bank, NPWP, nomor kepesertaan BPJS, data asuransi, dan dokumen yang diunggah.
• Data kehadiran: jam absen masuk dan pulang, lokasi GPS perangkat pada saat absen, foto selfie, pengenal perangkat, dan tanda yang menunjukkan GPS palsu atau lokasi tiruan. Absen yang dilakukan tanpa sinyal disimpan di perangkat sampai terkirim.
• Pengajuan: cuti, izin, lembur, reimburse dengan foto struk, kasbon, koreksi absen, dan permintaan perubahan data pribadi, beserta riwayat persetujuannya.
• Notifikasi: token push notification dan riwayat notifikasi di aplikasi.
• Data teknis: alamat IP, versi aplikasi dan peramban, log error, serta log audit atas perubahan dan akses ke data sensitif.
• Website: kami tidak memakai cookie iklan atau analitik. Website hanya menyimpan pilihan bahasa Anda.

3. Izin aplikasi

Aplikasi karyawan meminta izin hanya saat suatu fitur membutuhkannya. Anda dapat menolak atau mencabut setiap izin di pengaturan HP; fitur terkait lalu tidak dapat dipakai.

• Lokasi: dibaca hanya saat Anda absen masuk atau pulang, untuk memastikan Anda berada di dalam area absen cabang. Aplikasi tidak melacak lokasi Anda di latar belakang.
• Kamera: untuk mengambil selfie absen dan foto struk atau dokumen.
• Foto: untuk memilih struk atau dokumen dari galeri. Teks pada struk dibaca di HP Anda untuk menyarankan nominal; gambar baru diunggah saat Anda mengirim pengajuan.
• Notifikasi: untuk memberi tahu persetujuan, pengingat, dan pengumuman. Notifikasi tidak pernah memuat angka gaji.

4. Tujuan pemrosesan data pribadi

• Menyediakan Layanan berdasarkan perjanjian dengan Pelanggan: absensi, jadwal, cuti dan lembur, reimburse, payroll dan slip gaji, laporan, serta aplikasi karyawan.
• Membantu Pelanggan memenuhi kewajiban hukumnya, seperti PPh 21, iuran BPJS, dan peraturan ketenagakerjaan.
• Dengan persetujuan Anda, untuk izin aplikasi dan saat Anda menyetujui kebijakan ini di aplikasi. Bila kebijakan ini berubah secara material, kami meminta persetujuan lagi.
• Untuk kepentingan sah kami menjaga keamanan Layanan, mencegah kecurangan (seperti absen dengan GPS palsu), menyelesaikan masalah, dan meningkatkan Layanan.
• Mengelola langganan, invoice, dan pembayaran, serta menanggapi permintaan bantuan.

5. Pihak yang menerima data

Di dalam perusahaan Pelanggan, data hanya terlihat oleh pengguna yang perannya mengizinkan, misalnya HR, payroll, atau atasan karyawan. Data sensitif seperti NIK, NPWP, rekening, dan gaji hanya ditampilkan kepada peran yang berwenang.

Kami memakai penyedia layanan yang memproses data atas nama kami, dengan perjanjian yang mewajibkan mereka melindunginya:

• Penyedia cloud hosting yang menjalankan server, basis data, dan penyimpanan berkas kami.
• Penyedia layanan email dan WhatsApp yang mengirim notifikasi dan pesan masuk akun.
• Google Firebase Cloud Messaging, untuk mengirim push notification ke aplikasi.
• Payment gateway yang memproses pembayaran langganan. Mereka tidak menerima data payroll karyawan.

Kami dapat mengungkapkan data bila diwajibkan undang-undang atau atas permintaan sah dari instansi berwenang. Kami tidak menjual data pribadi dan tidak memakainya untuk iklan.

6. Penyimpanan dan keamanan

Data dikirim melalui koneksi terenkripsi (HTTPS). Kolom sensitif seperti NIK, NPWP, rekening, dan nominal gaji juga dienkripsi di basis data. Data setiap Pelanggan dipisahkan dari Pelanggan lain di tingkat basis data, akses diatur dengan peran dan izin, dan perubahan serta akses ke data sensitif tercatat di log audit.

Data disimpan di server penyedia cloud hosting kami. Bila data disimpan atau dikirim ke luar Indonesia, kami menerapkan pelindungan yang diwajibkan UU PDP.

7. Lama penyimpanan data

• Data akun dan karyawan: selama langganan Pelanggan aktif dan Pelanggan menyimpan data tersebut di Layanan.
• Selfie absen: 12 bulan secara bawaan; Pelanggan dapat mengatur jangka waktu lain.
• Catatan payroll, pajak, dan audit: selama jangka waktu yang diwajibkan undang-undang, yang menjadi tanggung jawab Pelanggan.
• Setelah langganan berakhir, Pelanggan dapat mengekspor datanya. Kami lalu menghapus atau menganonimkan data dalam 90 hari, kecuali undang-undang mewajibkan penyimpanan lebih lama.

8. Hak Anda

Berdasarkan UU PDP, Anda berhak mendapat informasi tentang pemrosesan data Anda, mengakses dan memperoleh salinan data, memperbaiki atau memperbarui data, meminta penghapusan, menarik persetujuan, mengajukan keberatan atas keputusan yang hanya didasarkan pada pemrosesan otomatis, membatasi pemrosesan, dan memindahkan data, dalam batas yang diatur undang-undang.

Bila Anda karyawan Pelanggan, silakan hubungi HR perusahaan Anda terlebih dahulu, karena perusahaan Anda yang menentukan penggunaan data kepegawaian Anda. Banyak perbaikan data dapat diajukan langsung di aplikasi pada menu Profil. Anda juga dapat menghubungi kami dan kami akan membantu perusahaan Anda menanggapinya. Kami menanggapi permintaan dalam jangka waktu yang ditetapkan UU PDP.

9. Menghapus akun dan data Anda

Akun karyawan di aplikasi dibuat oleh perusahaan, bukan oleh karyawan. Untuk menghapus akun dan data pribadi Anda:

• Minta HR perusahaan Anda menonaktifkan akun dan menghapus data Anda, atau
• Kirim email ke support@difiatechnology.com dari alamat email yang terdaftar di akun Anda, dengan subjek "Hapus akun" dan kode perusahaan Anda. Kami akan memverifikasi permintaan dan berkoordinasi dengan perusahaan Anda.

Setelah akun dihapus, Anda tidak dapat masuk lagi, dan data pribadi Anda dihapus atau dianonimkan. Perusahaan Anda mungkin wajib menyimpan sebagian catatan, seperti catatan payroll dan pajak, selama jangka waktu yang diwajibkan undang-undang. Menghapus aplikasi dari HP akan menghapus data yang tersimpan di HP, termasuk absen yang belum terkirim.

10. Anak-anak

Layanan ditujukan bagi perusahaan dan karyawannya. Kami tidak dengan sengaja mengumpulkan data langsung dari anak-anak. Pelanggan dapat memasukkan data anak karyawan sebagai anggota keluarga atau tanggungan untuk keperluan pajak, BPJS, dan asuransi.

11. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Versi dan tanggal berlaku tercantum di bagian atas halaman ini. Bila perubahannya material, kami memberi tahu Pelanggan dan meminta pengguna aplikasi menyetujui versi baru.

12. Kontak

PT Difia Technology Berkah · Email: support@difiatechnology.com